Làm việc tự do không phải là điều dễ dàng. Bạn cần quản lý nhiều thứ cùng một lúc, không chỉ những gì bạn làm mà còn cả thanh toán, kế toán, tiếp thị, bảo mật kỹ thuật số, v.v. Nhiều năm trước, khi Internet chưa phổ biến, việc này dễ dàng hơn, nhưng giờ đây bạn cần khả năng hiển thị kỹ thuật số để thu hút nhiều khách hàng hơn. Và để đạt được điều này, việc sử dụng các công cụ kỹ thuật số thiết yếu dành cho người làm việc tự do có thể tạo nên sự khác biệt giữa việc hoàn thành mọi việc hoặc rơi vào tình trạng hỗn loạn.
Đợi đã, bạn không biết điều gì Công cụ có thể hữu ích nhất cho những việc khác nhau mà bạn phải làm? Đừng lo lắng, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn tất cả các mẹo dưới đây để đảm bảo bạn không gặp vấn đề gì. Chúng ta bắt đầu thôi nhé?
Các công cụ kỹ thuật số thiết yếu dành cho người làm việc tự do trong việc lập hóa đơn và kế toán
Chúng tôi phải bắt đầu bằng cách cảnh báo bạn. Và hóa đơn điện tử sẽ sớm được triển khai. Điều này bao gồm những gì? Vậy thì Bạn sẽ không thể gửi hóa đơn PDF cho khách hàng nữa. nhưng nó phải được thực hiện theo một cách nhất định và với một định dạng cụ thể.
Theo dữ liệu trực tuyến, bắt đầu từ ngày 1 tháng 2025 năm 8, các cá nhân và công ty tự kinh doanh có doanh thu hàng năm trên 2027 triệu euro phải bắt đầu sử dụng những hóa đơn này. Các doanh nghiệp còn lại có thời hạn XNUMX năm kể từ ngày ban hành quy định, nhưng thời hạn phát hành hóa đơn điện tử là năm XNUMX.
Tất cả điều này đến từ Luật 18/2022 về việc thành lập và phát triển doanh nghiệp (được gọi là Luật Sáng tạo và Phát triển).
Với suy nghĩ này, bạn nên đảm bảo rằng các công cụ chúng tôi đề xuất tuân thủ các quy định. Và những công cụ đó là gì? Sau đây là:
Một trong những lựa chọn đầu tiên là quipu. Đây là một trong những công cụ được người làm việc tự do sử dụng rộng rãi nhất để lập ngân sách, hóa đơn và ghi lại chi phí. Nó cũng cho phép bạn nộp thuế và kiểm soát kế toán. Nó không miễn phí, nhưng đôi khi cũng đáng để có mọi thứ trong một bảng điều khiển và quản lý dễ dàng hơn.
Một công cụ kế toán nổi tiếng khác là Đã giữ, cung cấp cho bạn dịch vụ lập hóa đơn, kế toán, CRM, quản lý hàng tồn kho và dự án. Tính năng này lý tưởng cho những người có nhiều khách hàng hoặc những người cần tự động hóa các tác vụ như nhắc nhở thanh toán, v.v.
Cuối cùng, bạn đã có Hóa đơn trực tiếp, tập trung vào việc cung cấp một công cụ đơn giản cho người làm việc tự do dựa trên việc tạo ngân sách và hóa đơn. Trong trường hợp này, mặc dù không yêu cầu kiến thức về kế toán nhưng việc hiểu biết sẽ rất hữu ích, đặc biệt là khi liên quan đến thuế.
Công cụ quản lý công việc và năng suất
Tự kinh doanh có nghĩa là phải làm việc chăm chỉ, không chỉ trong công việc bạn làm mà còn trong việc điều hành doanh nghiệp của mình. Và điều đó không có nghĩa là bạn có thể kéo dài một ngày của mình lên 48 giờ thay vì 24 giờ. Đó là lý do tại sao các công cụ kỹ thuật số giúp quản lý nhiệm vụ hoặc giúp bạn làm việc hiệu quả hơn lại có hiệu quả.
Trong trường hợp này, chúng tôi khuyên bạn nên Trello, một trong những công cụ tốt nhất để hình dung mọi việc bạn phải làm, dù là hàng ngày, hàng tuần hay hàng tháng. Nó miễn phí và tập trung vào những người làm việc tự do, cố vấn, v.v.
Nếu bạn không thích cái này, bạn có thể thử Khái niệm. Tương tự như phần mềm trước vì nó là trình quản lý tác vụ, nhưng bạn có không gian làm việc nơi bạn có thể tạo cơ sở dữ liệu, danh sách khách hàng, lịch, viết nội dung, v.v.
Mặt khác, nếu bạn đang tìm kiếm thứ gì đó đơn giản hơn, có thể sắp xếp các nhiệm vụ bạn phải làm hàng ngày, ưu tiên chúng và đồng bộ hóa với lịch của bạn, Todoist có thể là giải pháp bạn đang mong đợi.
Công cụ giao tiếp và tổ chức cuộc họp
Đến thời điểm này, có lẽ bạn đã có một số công cụ. Nhưng chúng tôi muốn nói với bạn về ba trong số đó. Đầu tiên là Zoom. Ban đầu, ứng dụng này là một nền tảng gọi video đơn giản, nhưng giờ đây nó cho phép bạn ghi âm, họp với khách hàng hoặc nhiều người trực tuyến, chia sẻ màn hình và nhiều chức năng khác. Tất cả những điều này đều có lợi cho người làm việc tự do vì họ có một công cụ chung để giao tiếp trực tuyến với khách hàng. Hãy cẩn thận, vì phiên bản miễn phí sẽ giới hạn thời gian bạn có thể dành cho cuộc gọi video.
Mặt khác, bạn có Google Meet, ra đời sau Zoom một chút, mặc dù thực tế nó đã tồn tại vì có tùy chọn gọi điện video (nó chỉ được gọi bằng tên khác). Ứng dụng này ít được sử dụng hơn nhưng hiệu quả ngang với Zoom và không giới hạn số lượng cuộc gọi bạn có thể thực hiện.
Công cụ cuối cùng chúng tôi đề xuất cho bạn là Đội. Ở cấp độ chuyên nghiệp và kinh doanh, đây là ứng dụng được sử dụng rộng rãi nhất, cho phép gọi video nhóm, trò chuyện, chia sẻ tài liệu, v.v. nên đây cũng là một ý tưởng hay. Tuy nhiên, ở cấp độ khách hàng, điều này có thể chưa được xác lập rõ ràng.
Công cụ quản lý thời gian và kiểm soát thời gian
Sự trì hoãn là một trong những vấn đề lớn nhất không chỉ đối với người tự kinh doanh mà còn đối với bất kỳ người lao động nào. Và việc hoàn thành mọi nhiệm vụ bạn đặt ra trong ngày không phụ thuộc vào việc bạn làm tốt nhiệm vụ đó mà là quản lý thời gian của mình một cách hợp lý.
Để làm được điều này, chúng tôi đề xuất bạn nên đưa một công cụ như thế này vào cuộc sống hàng ngày của mình. Chuyển đổi theo dõi theo dõi thời gian bằng đồng hồ bấm giờ để ghi lại thời gian bạn dành cho từng nhiệm vụ hoặc với từng khách hàng. Bằng cách này, bạn sẽ có thể tính toán ngân sách và giờ làm việc của mình tốt hơn.
Mặt khác, bạn có đồng hồ hóa, thiết lập kiểm soát thời gian cũng như quản lý dự án.
Công cụ tiếp thị và hiển thị
Ngày nay bạn phải có mặt trên Internet để tìm kiếm khách hàng. Và để làm được điều đó, bạn cần có những công cụ hỗ trợ. Một trong số chúng có thể là Canva, theo nghĩa là bạn sẽ có thể tạo hình ảnh cho hóa đơn, bài đăng trên mạng xã hội, biểu ngữ, v.v.
Bạn cũng cần một công cụ tiếp thị qua email. Được biết đến nhiều nhất là Mailchimp hoặc ActiveCampaign. Nhưng chúng đắt hơn so với các lựa chọn khác, đặc biệt nếu bạn mới bắt đầu. Nếu vậy, hãy chọn Brevo chẳng hạn, đây là một trong những phần mềm được những người làm việc tự do và chuyên gia tự kinh doanh sử dụng nhiều nhất.
Cuối cùng, để quản lý mạng xã hội, bạn có thể sử dụng Metricool hoặc tương tự. Tuy nhiên, hãy cẩn thận vì đôi khi mạng xã hội không cung cấp nhiều khả năng hiển thị cho các bài đăng nếu bạn quản lý chúng bằng các công cụ của bên thứ ba so với khi bạn sử dụng công cụ của chính họ. Theo nghĩa này, bạn có thể sử dụng các công cụ này để quản lý sự hiện diện của mình trên mạng xã hội và xem báo cáo. Nhưng đối với các chương trình, tôi khuyên bạn nên dùng các công cụ mạng nhiều hơn.
Công cụ bảo mật số
Luôn là một ý tưởng hay khi có những công cụ giúp bạn tránh các vấn đề như mất mật khẩu, truy cập dữ liệu nhạy cảm hoặc thậm chí ký hợp đồng hoặc ngân sách hợp pháp.
Ví dụ, bạn có DocuSign, đây là công cụ ký kết được pháp luật Tây Ban Nha chấp nhận hợp pháp.
Mặt khác, bạn có Bitwarden, đây là trình quản lý miễn phí và an toàn được các chuyên gia an ninh mạng khuyên dùng. Đối với email được mã hóa (tiếp thị qua email), bạn có thể sử dụng ProtonMail, có máy chủ ở Thụy Sĩ và chủ yếu được sử dụng khi bạn cần gửi thông tin bí mật.
Còn rất nhiều công cụ thiết yếu khác dành cho người làm việc tự do. Bạn có đề xuất cái nào không?