Bạn đã nghe nói về kênh khiếu nại chưa? Bạn có biết kênh báo cáo bắt buộc là gì và ai quản lý nó không? Đây là cách quản lý mà bạn phải tính đến nếu bạn sở hữu một công ty.
Nhưng nó là gì? Nó nên được hình thành như thế nào? Ai sẽ quản lý và chịu trách nhiệm? Tất cả những điều đó là những gì chúng tôi sẽ nói với bạn dưới đây.
Kênh báo cáo bắt buộc là gì?
Hãy bắt đầu với điều đầu tiên, đó là hiểu những gì chúng tôi đang đề cập đến với kênh báo cáo bắt buộc. Thực ra, Nó là một công cụ mà mọi công ty phải có để cả công nhân, khách hàng, nhà cung cấp, nhà phân phối... đều có thể thông báo cho công ty một cách bí mật về những điều họ không thích cách thực hiện.
Ví dụ, hãy tưởng tượng bạn làm việc trong tòa soạn của một tờ báo. Và ít nhất phải nói rằng cách đối xử của các ông chủ là xúc phạm. Bạn có thể sử dụng kênh báo cáo phải được kích hoạt để bình luận về vấn đề này một cách bí mật nhằm cố gắng giải quyết nó.
Mọi thứ liên quan đến kênh khiếu nại đều được quản lý bởi Luật 2/2023, thường gọi là Luật Kênh Tố Cáo.
Bây giờ, có thể bạn nghĩ rằng việc báo cáo điều gì đó như thế này đồng nghĩa với việc có quan hệ xấu với công ty và họ có thể sa thải bạn ngay lập tức. Và đó là sự thật, hoặc có thể không? Hãy tiếp tục giải thích kênh báo cáo bắt buộc là gì và ai quản lý nó.
Ai quản lý kênh báo cáo bắt buộc
Bạn đã biết kênh khiếu nại là gì và nó có tính bắt buộc như thế nào. Nhưng người quản lý nó là ai? Có phải bản thân công ty không? Nhân viên công ty? Có gì đảm bảo rằng những gì thực sự được nói hoặc báo cáo trên kênh đó là bí mật và các quan chức cấp cao sẽ không phát hiện ra và gây nguy hiểm cho công việc?
Vâng, theo luật của kênh khiếu nại mà chúng tôi đã đề cập trước đây, quy định mọi thứ liên quan đến công cụ này, người phải chịu trách nhiệm về kênh này là chịu trách nhiệm về hệ thống thông tin nội bộ. Nói cách khác, một người, một nhóm hoặc một tập thể được chỉ định trong công ty. Nghĩa là, đó sẽ là người sẽ ở trong công ty và là người sẽ giải quyết mọi khiếu nại có thể được đưa ra. Rõ ràng, bạn có trách nhiệm giữ bí mật và không nói ai đã báo cáo ai.
Vâng, có một loạt yêu cầu cần phải đáp ứng:
- Độc lập với cơ quan quản lý.
- Để được tự chủ.
- Có nguồn nhân lực và vật lực để thực hiện chức năng của mình.
- Có đủ kiến thức về các quy định của kênh tố giác.
- Có kiến thức pháp luật.
- Có khả năng phân tích và đưa ra quyết định.
- Có thể giao tiếp và duy trì bí mật và nghĩa vụ giữ bí mật.
Tại sao nó là bắt buộc?
Chúng tôi luôn đề cập đến kênh báo cáo bắt buộc, nhưng tại sao lại như vậy? Quy định yêu cầu tất cả các công ty có trên 50 công nhân phải cung cấp kênh khiếu nại này cho khách hàng, người lao động, nhà cung cấp và các đại lý khác có tương tác với công ty.
Và nó được yêu cầu bởi pháp luật. Vì thế, Nếu công ty của bạn không có nó và có hơn 50 người làm việc thì nó nên tồn tại.
Ngoài việc tồn tại kênh báo cáo bắt buộc này, nó còn phải đáp ứng một số yêu cầu pháp lý nhất định. Và nó không đủ để thiết lập nó và chỉ có vậy, nó cần phải tuân thủ:
- Luật bảo vệ dữ liệu và quyền riêng tư. Nghĩa là, tất cả thông tin bạn nhận được luôn được quản lý bí mật và bảo vệ đầy đủ theo Quy định chung về bảo vệ dữ liệu.
- Sự ẩn danh. Bởi người báo cáo hoặc báo cáo vụ việc thông qua kênh báo cáo phải luôn ẩn danh.
- Bảo hiểm đa phương tiện. Để mọi người có thể báo cáo theo nhiều cách khác nhau, từ điện thoại, trực tiếp, phương tiện truyền thông trực tuyến... Nghĩa là, nếu không muốn, bạn không cần phải nộp báo cáo trực tiếp mà có thể thực hiện thông qua cuộc gọi , Một email...
- Lưu trữ an toàn để thực hiện truy xuất nguồn gốc và từ đó lọc ra các báo cáo sai lệch.
Những vi phạm có thể được báo cáo
Trong kênh báo cáo bắt buộc có một loạt các vi phạm hoặc khiếu nại có thể được xử lý thông qua kênh này. Nói chung, kênh này có thể phục vụ mọi tình huống vi phạm quy tắc đạo đức. Cụ thể một số hành vi vi phạm đó là:
- Bạo lực tại nơi làm việc: quấy rối nơi làm việc, quấy rối tình dục, phân biệt đối xử...
- Bạo lực đạo đức: xung đột lợi ích, hành vi phi đạo đức, quyết định gây tổn hại cho công ty hoặc các bên...
- An toàn và sức khỏe tại nơi làm việc: không tuân thủ các quy định về an toàn.
- Vi phạm các điều khoản hợp đồng: làm nhiều giờ hơn quy định, được trả lương thấp hơn, làm nhiều công việc hơn quy định trong hợp đồng, v.v. Nói cách khác: lạm dụng nơi làm việc.
- Gian lận tài chính.
Trong mọi trường hợp, mặc dù đây là những vi phạm phổ biến nhất được lấy làm ví dụ cho kênh báo cáo nhưng vẫn có nhiều tình huống khác mà kênh có thể thực hiện hành động giải quyết vấn đề này.
Lợi ích của kênh tố cáo
Cuối cùng, mặc dù bạn có thể đã nhận ra, nhưng việc có kênh báo cáo bắt buộc trong các công ty mang lại rất nhiều lợi ích. Trong số đó:
Bảo vệ và an ninh. Bởi người lao động, khách hàng, nhà cung cấp, nhà phân phối và các đại lý khác tham gia vào mối quan hệ với công ty. Hơn nữa, thực tế là tính ẩn danh được duy trì và những người báo cáo được bảo vệ có nghĩa là công việc của họ hoặc mối quan hệ của họ với các đồng nghiệp hoặc cấp trên khác không bị đe dọa. Tất nhiên, điều này sẽ tùy thuộc vào sự quyết định của người đó với những người còn lại.
- Phản hồi cho công ty. Bởi vì nó cho phép công ty biết điều gì cần phải cải thiện hoặc điều gì gây ra mối đe dọa cho thương hiệu cá nhân của công ty hoặc cho chính người lao động của công ty.
- Nó phục vụ để giữ chân nhân tài. Bởi nó giúp người lao động cảm thấy có động lực hơn khi thấy công ty quan tâm đến môi trường làm việc tốt nhất có thể.
Bây giờ bạn đã biết kênh báo cáo bắt buộc là gì và ai quản lý nó, bạn có thấy công dụng của nó hay bạn nghĩ đó là một cách gọi khác của một trong những chức năng do bộ phận Nhân sự thực hiện? Chúng tôi đọc bạn trong các ý kiến.