El hồ sơ hợp đồng Nền tảng này đã trở thành nguồn thông tin quan trọng để hiểu cách thức hoạt động đấu thầu của Cơ quan Hành chính Nhà nước Tây Ban Nha. Nếu bạn là một công ty, một chuyên gia tự do, hoặc đơn giản chỉ muốn biết một tổ chức chi tiêu tiền của mình như thế nào, thì nền tảng kỹ thuật số này là nơi công bố hầu hết mọi thông tin liên quan đến hoạt động đấu thầu của tổ chức đó: đấu thầu, trao thầu, hợp đồng nhỏ, hoa hồng cho các nhà cung cấp nội bộ, và nhiều thông tin pháp lý và kinh tế khác.
Mặc dù nghe có vẻ rất chuyên môn, nhưng hồ sơ của bên ký kết hợp đồng vẫn là một... bảng tin điện tửĐược điều chỉnh bởi Luật Hợp đồng Khu vực Công, nhằm đảm bảo tính minh bạch, quyền tiếp cận thông tin và cạnh tranh lành mạnh giữa các công ty, mỗi cơ quan hành chính và cơ quan ký kết hợp đồng tổ chức hoạt động này theo cách riêng của mình, luôn trong khuôn khổ chung được thiết lập bởi Luật Hợp đồng Khu vực Công và Nền tảng Mua sắm Khu vực Công (PLACSP).
Hồ sơ cơ quan ký kết hợp đồng chính xác là gì và nó được sử dụng để làm gì?
El Thông tin của cơ quan chủ quản hợp đồng chính là trang web chính thức. Nơi mà cơ quan chủ quản (bộ, chính quyền khu vực, hội đồng thành phố, cơ quan tự chủ, tổ chức công cộng, v.v.) công bố tập trung tất cả thông tin liên quan đến hoạt động ký kết hợp đồng của mình. Hoạt động này chủ yếu được quy định bởi Điều 63 của Luật 9/2017 về Hợp đồng Khu vực Công (LCSP), trong đó định nghĩa đây là công cụ trực tuyến được thiết kế để tạo điều kiện thuận lợi và phổ biến thông tin này.
Nhiệm vụ chính của nó là để đảm bảo tính minh bạch và khả năng tiếp cận của công chúng Quy định này bao gồm toàn bộ quy trình đấu thầu: từ thông báo sơ bộ đến việc chính thức hóa hợp đồng, bao gồm biên bản các cuộc họp của ủy ban đấu thầu, việc đánh giá hồ sơ dự thầu và bất kỳ sửa đổi nào sau đó. Hơn nữa, quy định làm rõ rằng việc công bố trên trang web của cơ quan chủ quản không loại trừ việc tiếp tục sử dụng các kênh chính thức khác, chẳng hạn như Công báo Nhà nước (BOE) hoặc Công báo Liên minh châu Âu (OJEU), khi thích hợp.
Một yếu tố thiết yếu khác là việc truy cập thông tin hồ sơ của cơ quan ký hợp đồng phải được thực hiện. miễn phí, ở định dạng mở và có thể tái sử dụng.và phải được công khai trong thời gian tối thiểu năm năm (Điều 63.1 LCSP). Nói cách khác, chỉ công bố thôi là chưa đủ; việc công bố phải được thực hiện theo cách cho phép người dùng tham khảo, tải xuống, xử lý và phân tích dữ liệu một cách tương đối dễ dàng.
Thông tin về cơ quan chủ quản thường được tích hợp vào... Nền tảng mua sắm công (PLACSP)Nền tảng này lưu trữ hồ sơ của tất cả các cơ quan nhà nước và nhiều cơ quan khu vực và địa phương. Các cộng đồng tự trị có thể có nền tảng riêng của họ, nhưng luật pháp yêu cầu tất cả các lời mời thầu và kết quả của chúng cũng phải được công bố trên PLACSP, trực tiếp hoặc thông qua kết nối liên thông (điều 347.3 LCSP).
Trách nhiệm đối với dữ liệu cá nhân trong hồ sơ hợp đồng
Chúng thường được đăng tải trên hồ sơ của cơ quan ký hợp đồng. Dữ liệu cá nhânĐiều này áp dụng cho cả công ty và cá nhân (người đại diện, người tự kinh doanh, thành viên hội đồng mua sắm, v.v.). Luật Hợp đồng công và các quy định về bảo vệ dữ liệu yêu cầu phải xác định rõ ràng ai chịu trách nhiệm xử lý dữ liệu này.
Trách nhiệm đối với thông tin cá nhân được đưa vào hồ sơ hợp đồng thuộc về... cơ quan có thẩm quyền trao giải thưởng cho ấn phẩm này.Tức là, cơ quan chủ quản hoặc cơ quan hỗ trợ chủ quản đăng tải lên nền tảng các thông báo đấu thầu, nghị quyết, biên bản và bất kỳ tài liệu nào được quy định tại Điều 63 LCSP.
Nếu một người muốn thực hiện các quyền bảo vệ dữ liệu của bạn Các yêu cầu truy cập, chỉnh sửa, xóa, hạn chế, v.v., liên quan đến dữ liệu xuất hiện trong hồ sơ của cơ quan ký kết hợp đồng không nên được gửi đến nền tảng chung, mà phải gửi đến cơ quan ký kết hợp đồng cụ thể đã công bố thông tin đó. Thông tin liên hệ của cơ quan đó thường có sẵn trong hồ sơ của họ, giúp dễ dàng tìm thấy người nhận phù hợp cho yêu cầu.
Cơ chế hoạt động của hồ sơ cơ quan ký kết hợp đồng tại các Cộng đồng tự trị
Nhiều cộng đồng tự trị đã tạo ra các cổng thông tin mua sắm riêng của họ, đó là... kết nối với PLACSP Để tuân thủ nghĩa vụ công bố thông tin của nhà nước. Một ví dụ điển hình là cổng thông tin đấu thầu công khai của Cộng đồng Madrid.
Đối với Madrid, hồ sơ của cơ quan chủ quản ký kết hợp đồng thuộc các cơ quan ký kết hợp đồng khu vực bao gồm: tất cả thông tin về hoạt động hợp đồng của bạnThông báo trước, lời mời thầu công khai, hồ sơ đấu thầu, thông báo trúng thầu, thủ tục chính thức và thông tin liên hệ cũng như phương tiện liên lạc với các cơ quan chủ quản.
Từ ngày 2 tháng 6 năm 2017, thông tin về các lời mời thầu và kết quả của chúng cũng được công bố trên một ấn phẩm. tự động trên Nền tảng Mua sắm Khu vực CôngNhờ vào sự kết nối giữa cổng thông tin Madrid và PLACSP. Hơn nữa, thông qua sự kết nối này, các hợp đồng được trao thông qua các thủ tục không công bố trước (không thông báo đấu thầu) được phổ biến, đảm bảo khả năng truy xuất nguồn gốc đầy đủ nhất có thể của quy trình đấu thầu.
Các cổng thông tin khu vực này thường cung cấp các phần về... "Thêm thông tin" Trong đó giải thích cách thức tham gia vào quy trình đấu thầu, các công cụ điện tử được sử dụng, các yêu cầu kỹ thuật đối với việc đấu thầu trực tuyến và các quy định cụ thể áp dụng trong từng trường hợp.
Ví dụ thực tế: hồ sơ thẩm quyền ký hợp đồng của hội đồng thành phố.
Một trường hợp rất điển hình là... hồ sơ thẩm quyền ký hợp đồng của Hội đồng Thành phố và các cơ quan tự chủ của nó. Các hồ sơ này tập hợp tất cả thông tin liên quan đến việc ký kết hợp đồng của thành phố vào một không gian duy nhất, nhằm mục đích đảm bảo tính minh bạch và tạo điều kiện thuận lợi cho người dân tiếp cận dữ liệu.
Trong các loại hồ sơ này, thông tin thường là... vẫn mở cửa cho công chúng trong thời gian tối thiểu năm năm.Tuân thủ Luật Hợp đồng Khu vực Công của Tây Ban Nha (LCSP), điều này có nghĩa là trong giai đoạn này, bạn có thể tham khảo các hồ sơ đấu thầu đã đóng, các hợp đồng đã được trao trước đây, các hợp đồng đã được ký kết hoặc các sửa đổi hợp đồng vẫn còn hiệu lực.
Về nội dung, hồ sơ của một hội đồng thị trấn bao gồm, trong số những thứ khác, các thông tin sau: Thông báo về các gói thầu đang diễn rabao gồm các điều khoản hành chính đặc biệt (PCA), thông số kỹ thuật (PPT), dự án công trình và tài liệu bổ sung, cũng như thông tin về việc trao thầu và chính thức hóa hợp đồng.
Những nội dung sau đây cũng được công bố: sửa đổi, mở rộng và bất kỳ sự cố liên quan nào Điều này ảnh hưởng đến việc thực hiện hợp đồng. Ngoài ra, phần này thường liên kết đến các quy định hiện hành, mẫu tài liệu, biểu mẫu và thông tin từ cổng thông tin minh bạch của thành phố liên quan đến việc ký kết hợp đồng, tuân thủ Luật 19/2013 về minh bạch, tiếp cận thông tin công cộng và quản trị tốt.
Ví dụ, trong trường hợp Hội đồng thành phố Alicante, các yếu tố sau đây được phân biệt rõ ràng: hồ sơ hợp đồng của các đơn vị hành chính đô thị khác nhauHội đồng thành phố, Cơ quan Nhà ở đô thị, Cơ quan Phát triển địa phương, Cơ quan Du lịch và Bãi biển đô thị, và Cơ quan Giáo dục Mầm non đô thị. Mỗi đơn vị đều có hồ sơ riêng trên Nền tảng Mua sắm Khu vực Công và thường được cung cấp quyền truy cập vào cổng đấu thầu điện tử để nộp đề xuất.
Hồ sơ cơ quan ký hợp đồng và đấu thầu điện tử
Ngày nay, hồ sơ của người quản lý tuyển dụng không chỉ giới hạn ở việc tải lên tài liệu. Nó ngày càng tích hợp với nhiều chức năng khác. cổng đấu thầu điện tử Các nền tảng này cho phép nộp hồ sơ dự thầu, gửi tài liệu và theo dõi toàn bộ quy trình một cách kỹ thuật số. Nhiều hội đồng thành phố và các tổ chức khác công khai thông báo rằng các đề xuất phải được nộp độc quyền thông qua các cổng thông tin này.
Các môi trường điện tử này công bố thông tin cụ thể dành cho người dự thầu: hướng dẫn sử dụng, yêu cầu kỹ thuật, hướng dẫn nộp hồ sơ dự thầuCác khuyến nghị để tránh lỗi trong chữ ký điện tử, v.v. Loại nội dung này đặc biệt quan trọng trong quá trình chuyển đổi từ hệ thống dựa trên giấy sang hệ thống hoàn toàn kỹ thuật số.
Ngoài ra, hồ sơ của nhà tuyển dụng thường cung cấp thông tin về... Thành phần của các Ban Mua sắm thường trực của hội đồng thành phố hoặc các cơ quan tự trị, bao gồm các thỏa thuận của Hội đồng quản trị sửa đổi thành phần, thông báo của hội đồng và biên bản các phiên họp của hội đồng.
Các nội dung bổ sung khác thường được bao gồm trong phần “thông tin thêm về tuyển dụng” bao gồm dữ liệu về… dịch vụ tuyển dụngCác mẫu đơn xin việc chung để xử lý hồ sơ, danh sách các hợp đồng chính thức và các nguồn tài liệu khác giúp các công ty và người dân hiểu rõ hơn về cách thức quản lý đấu thầu công tại mỗi đơn vị.
Theo LCSP, hồ sơ của cơ quan ký kết hợp đồng phải công bố những thông tin gì?
LCSP nêu rõ những thông tin tối thiểu mà hồ sơ của cơ quan ký hợp đồng phải chứa. Thông tin được nhóm thành hai khối: Thông tin chung về cơ quan ký kết hợp đồng và điều đó liên quan đến hoạt động hợp đồng cụ thể của họ.
Nhìn chung, hồ sơ nên bao gồm các dữ liệu như sau: Thông tin liên hệ và địa điểm (số điện thoại, email, địa chỉ bưu điện, v.v.), các quy tắc hợp đồng cụ thể của cơ quan, thành phần của các ủy ban hợp đồng thường trực, dự báo mua sắm (Kế hoạch Hợp đồng Hàng năm), các thông số kỹ thuật và tài liệu tiêu chuẩn và bất kỳ thông tin nào khác mà cơ quan cho là có liên quan.
Về hoạt động hợp đồng cụ thể, hồ sơ phải công bố, trong số các khía cạnh khác, những điều sau: tham vấn thị trường sơ bộThông báo sơ bộ và thông báo đấu thầu (bao gồm cả các cuộc thi thiết kế nếu có). Các thông báo này phải nêu rõ, tối thiểu, nội dung chi tiết của hợp đồng, thời hạn thực hiện, ngân sách cơ bản cho gói thầu, số tiền trúng thầu (bao gồm VAT) và phương thức công bố hợp đồng, kèm theo liên kết đến các ấn phẩm đó.
Ngoài ra, hồ sơ mua sắm hoặc tài liệu thiết yếu Hồ sơ hành chính bao gồm tối thiểu: báo cáo lý do hoặc báo cáo về nhu cầu, báo cáo về nguồn lực không đủ, lý do về quy trình được sử dụng, tài liệu phê duyệt hồ sơ, các điều khoản hành chính và thông số kỹ thuật (hoặc tài liệu mô tả trong cuộc đối thoại cạnh tranh), số lượng và danh tính của các nhà thầu, báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu (đặc biệt là những báo cáo liên quan đến các tiêu chí có thể được đánh giá bằng phương pháp phán đoán giá trị và báo cáo về các hồ sơ dự thầu có giá trị thấp bất thường), biên bản của các ủy ban hợp đồng và nghị quyết trao thầu.
Ngoài ra, hồ sơ phải bao gồm các thông tin sau: thành phần của ủy ban hợp đồng cụ thể Mỗi thủ tục đều bao gồm biên bản các phiên họp, việc bổ nhiệm các ủy ban chuyên gia, thông báo trúng thầu và trúng thầu, các thủ tục chính thức, việc từ chức và rút lui, việc sửa đổi hợp đồng và thông tin về việc nộp đơn kháng cáo và khả năng tạm dừng thủ tục.
Đăng tải các hợp đồng nhỏ, thỏa thuận khung và hợp đồng ủy thác cho các phương tiện truyền thông nội bộ.
Từ góc độ minh bạch, một vấn đề rất nhạy cảm là vấn đề liên quan đến... các hợp đồng nhỏ và các hợp đồng phát sinh từ các thỏa thuận khung hoặc hệ thống mua sắm năng độngLCSP yêu cầu hồ sơ của cơ quan ký hợp đồng phải công bố thông tin này theo những điều kiện nhất định và với tần suất nhất định.
Cụ thể, những thông tin sau đây phải được công khai: các hợp đồng nhỏ với giá trị ước tính dưới 5.000 euro với điều kiện phương thức thanh toán là tài khoản tạm ứng hoặc các hệ thống tương tự. Thông tin tối thiểu cần công bố bao gồm đối tượng của hợp đồng, thời hạn, số tiền trúng thầu (bao gồm VAT) và danh tính của nhà thầu trúng thầu. Thông tin này phải được công bố ít nhất mỗi quý.
Việc công bố thông tin này cũng là bắt buộc. các hợp đồng dựa trên thỏa thuận khung hoặc hệ thống mua sắm năng động Các hợp đồng đã được trao, nêu rõ thông tin chính và được cập nhật ít nhất mỗi quý một lần. Điểm này rất quan trọng để có thể giám sát việc sử dụng các công cụ hợp lý hóa mua sắm.
Đối với các hợp đồng với nhà cung cấp nội bộ (trước đây là hợp đồng quản lý với nhà cung cấp nội bộ), luật yêu cầu các thông tin sau đây phải được công khai trên trang web của cơ quan ký kết hợp đồng: Đơn hàng có giá trị vượt quá 50.000 euro (chưa bao gồm VAT)Mục đích của nhiệm vụ, thời hạn thực hiện, mức phí áp dụng và danh tính của cơ quan truyền thông nhận nhiệm vụ phải được nêu rõ, đồng thời phải đảm bảo tần suất tối thiểu là mỗi quý.
Hơn nữa, bất cứ khi nào cơ quan có thẩm quyền ký hợp đồng quyết định loại bỏ một số thông tin Nếu việc công bố dựa trên cơ sở pháp lý (ví dụ: bảo vệ dữ liệu, an ninh, bí mật thương mại), quyết định và lý do của quyết định đó phải được ghi lại trong hồ sơ hợp đồng, để có bằng chứng về lý do hạn chế tính minh bạch này.
Các vị trí hợp đồng tại Cơ quan Thuế và các cơ quan nhà nước khác.
Ở cấp tiểu bang, nhiều cơ quan lựa chọn tập trung hóa thông tin hồ sơ hợp đồng của họ trực tiếp tại... Nền tảng mua sắm khu vực côngmà không cần phát triển các cổng thông tin song song. Đây là điều đang xảy ra với Cơ quan Thuế.
Các cơ quan ký hợp đồng khác nhau của Cơ quan Thuế đã tổ chức các sự kiện của họ. Thông tin về cơ quan có thẩm quyền ký kết hợp đồng trên Nền tảng Mua sắm Nhà nước.Theo quy định tại Điều 347 của LCSP, điều này giúp bất kỳ nhà thầu nào cũng dễ dàng tìm thấy, trong một môi trường duy nhất, các gói thầu của AEAT và các bộ, cơ quan, tổ chức nhà nước khác.
Về bản chất, hoạt động của các hồ sơ này không khác nhau: thông báo đấu thầu, thông số kỹ thuật, thông báo trúng thầu, thủ tục chính thức hóa, sửa đổi và thông tin theo yêu cầu của Điều 63 LCSP đều được công bố, cùng với thông tin liên hệ và các nguồn tài nguyên khác hữu ích cho những người tham gia vào quy trình.
Hướng dẫn cách tìm kiếm hồ sơ cơ quan ký hợp đồng trong PLACSP và các công cụ khác.
Để tìm kiếm hồ sơ hợp đồng cụ thể trong Nền tảng mua sắm khu vực côngChỉ cần truy cập vào menu chính và chọn mục dành riêng cho “Hồ sơ Cơ quan ký kết hợp đồng”. Tại đó, một biểu mẫu sẽ được cung cấp cho phép bạn lọc theo các tiêu chí khác nhau: tổ chức ký kết hợp đồng, loại hình cơ quan, phạm vi lãnh thổ, v.v.
Nếu bạn thường xuyên tìm kiếm thông tin về cùng một cơ quan ký kết hợp đồng, điều này có thể hữu ích. lưu URL trực tiếp Hãy vào tab tìm kiếm nâng cao bằng cách sử dụng mã định danh đã được thiết lập sẵn cho tổ chức đó. Địa chỉ này thường xuất hiện ở cuối màn hình sau khi bạn đã chọn một thực thể cụ thể, cho phép bạn truy cập trực tiếp vào các thông báo và đấu thầu của tổ chức đó trong những lần truy cập sau.
Ngoài PLACSP, còn có các công cụ riêng tư khác dành cho... Thông tin thị trường phục vụ mua sắm công.Ví dụ như Gobierto Contratación, cho phép phân tích tổng hợp các gói thầu, hợp đồng đã ký kết, cơ quan trao thầu, người trúng thầu, giá trị, lĩnh vực, v.v. Thông qua các nền tảng này, việc tìm kiếm theo cơ quan ký hợp đồng và xem lịch sử hợp đồng của cơ quan đó, cũng như điều hướng qua sơ đồ cấu trúc thực thể phản ánh hệ thống phân cấp hành chính, trở nên dễ dàng hơn.
Các giải pháp này thường tích hợp các nguồn lực hỗ trợ như sau: hướng dẫn, thuật ngữ và bài viết bổ ích Về các thuật ngữ chính (ví dụ: đấu thầu điện tử, thỏa thuận khung, hệ thống động) và tổng hợp các liên kết hữu ích: chính PLACSP, hướng dẫn trợ giúp, video đào tạo từ các hội đồng tỉnh và tài liệu tham khảo từ các nhà xuất bản pháp luật và các blog chuyên ngành.
Tóm lại, vai trò của cơ quan chủ quản đã được củng cố như sau: cốt lõi của quảng cáo theo hợp đồng của mỗi cơ quan thuộc khu vực công và là cửa ngõ cho những ai muốn đấu thầu, kiểm toán, điều tra hoặc đơn giản là tìm hiểu cách thức quản lý tiền công thông qua các hợp đồng hành chính.